Von der Übernahme zur Finanzfunktion.
Ab Tag 1.
Nach dem Closing wird der Searcher Geschäftsführer. Wir übernehmen als Fractional CFO die Finanzthemen: Cashflow-Forecast, geordnete Belegprozesse, Bank und Investoren. Ohne eigene Finanzabteilung.
Nach dem Closing zählt zuerst die Liquidität.
Ein Search Fund übernimmt meist ein inhabergeführtes Unternehmen, oft im Rahmen einer Nachfolge. Die Finanzorganisation ist auf den bisherigen Eigentümer zugeschnitten: Buchhaltung bei der Steuerberatung, Jahresabschluss nach HGB, Belege, die gesammelt und irgendwann weitergegeben werden.
Mit der Übernahme ändern sich zwei Dinge:
- Der Cashflow muss die Finanzierung tragen. Zins und Tilgung der Akquisitionsfinanzierung werden aus dem laufenden Geschäft bezahlt. Der Searcher muss wissen, wie der Kontostand in sechs und in zwölf Wochen aussieht.
- Bank und Investoren wollen Zahlen. Das Reporting ist deutlich schlanker als in einer PE-Plattform, muss aber pünktlich und abgestimmt aus der Buchhaltung kommen.
Eine eigene Finanzabteilung braucht es dafür in der Regel nicht. Es braucht saubere Prozesse, damit die Steuerberatung liefern kann, und jemanden mit CFO-Erfahrung für die Themen darüber. Das ist die Rolle eines Fractional CFO.
Was ein Fractional CFO für den Searcher übernimmt.
Drei Themen entscheiden, ob die ersten zwölf Monate nach dem Closing aus Finanzsicht ruhig verlaufen.
13-Wochen-Cashflow-Forecast
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis, jede Woche mit den Ist-Zahlen abgeglichen. Zeigt früh, wann es eng wird, und wie viel Abstand zu Kreditlinie und Covenants bleibt.
Geordnete Belegprozesse
Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lohn und Anlagen laufen nach klaren Regeln und Fristen. So bekommt die Steuerberatung vollständige Unterlagen und liefert pünktlich.
Bank und Investoren
Covenant-Berechnung und Meldungen an die Bank zu den vereinbarten Stichtagen. Ein schlanker Bericht für Beirat und Investoren, mit kommentierten Abweichungen gegen Plan.
Die Steuerberatung ist so gut wie die Belege, die sie bekommt.
In vielen übernommenen Unternehmen liegt der Engpass vor der Buchhaltung. Belege kommen unvollständig, spät oder ohne Zuordnung bei der Steuerberatung an. Das Ergebnis sind Monatszahlen mit Wochen Verzug und Rückfragen, die niemand beantworten kann.
Vier Prozesse müssen sauber aufgesetzt sein, bevor der erste Monatsabschluss nach dem Closing läuft:
- Ausgangsrechnungen: vollständig, zeitnah gestellt, mit Debitorenmanagement und Mahnwesen.
- Eingangsrechnungen: zentraler Eingang, Prüfung, Freigabe und Zahlungslauf nach festen Regeln.
- Lohnbuchhaltung: Stammdaten, Änderungen und Termine klar zwischen Unternehmen und Lohnbüro geregelt.
- Anlagenbuchhaltung: Zugänge, Abgänge und Abschreibungen erfasst, abgestimmt mit den Werten aus dem Kauf.
Sind diese Prozesse geordnet, kann die Steuerberatung oder eine externe Buchhaltung performen. Decima Partners baut sie auf und stimmt sie mit der bestehenden Steuerberatung ab.
Wenn das alte System die neuen Anforderungen nicht abdeckt: Odoo.
Viele Zielunternehmen arbeiten mit veralteter Software oder mit Insellösungen für Rechnungsstellung, Einkauf und Lager. Die Übernahme ist ein guter Zeitpunkt, das zu ändern, bevor der Searcher sich an die Umwege gewöhnt.
Odoo eignet sich für diese Unternehmensgröße, weil es Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung in einem System abdeckt und sich in überschaubarer Zeit einführen lässt. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst die Belegprozesse klären, dann das System danach ausrichten.
Alexander Zehnter hat Odoo im Mittelstand mehrfach von Grund auf eingeführt, inklusive Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Prozessen für mehrere Rechtseinheiten.
Vom Closing zum laufenden Fractional-Mandat.
Einrichten
Bankzugänge und Zahlungsfreigaben, 13-Wochen-Cashflow-Forecast, Bestandsaufnahme der Belegprozesse und Abstimmung mit der Steuerberatung. Covenants und Meldefristen aus dem Kreditvertrag in einen Kalender übersetzt.
Stabilisieren
Die vier Belegprozesse laufen nach festen Regeln. Erster Monatsabschluss mit der Steuerberatung, erste Covenant-Meldung, erster Bericht an Beirat und Investoren.
Fractional CFO
Wenige Tage im Monat: Forecast fortschreiben, Reporting, Bankgespräche und Planung. Dazu Sondersituationen wie eine Refinanzierung oder das erste Add-on.
Wenn aus dem Search Fund eine Plattform wird.
Viele Searcher planen nach der Erstakquisition weitere Zukäufe. Mit dem ersten Add-on steigen die Anforderungen: mehrere Gesellschaften, unterschiedliche Kontenpläne, Intercompany-Beziehungen und eine Konsolidierung, die jeden Monat funktionieren muss.
Für diesen Schritt gibt es die B&B Finance Foundation, das Kerngeschäft von Decima Partners für Buy-and-Build-Plattformen. Geordnete Belegprozesse aus der ersten Phase sind dafür die beste Grundlage.
Häufige Fragen zur Finanzfunktion im Search Fund.
Was ist ein Search Fund?
Ein Search Fund ist ein Investmentmodell, bei dem ein Unternehmer, der Searcher, mit dem Kapital von Investoren gezielt ein etabliertes Unternehmen sucht, übernimmt und anschließend als Geschäftsführer führt. Die Übernahme wird meist aus Eigenkapital der Investoren und einer Akquisitionsfinanzierung der Bank bezahlt. Zielunternehmen sind häufig inhabergeführte Mittelständler mit ungelöster Nachfolge. Das Modell stammt aus den USA und wird von der Stanford Graduate School of Business und der IESE Business School regelmäßig untersucht.
Was ist ein 13-Wochen-Cashflow-Forecast?
Ein 13-Wochen-Cashflow-Forecast ist eine rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis über ein Quartal. Er zeigt Ein- und Auszahlungen je Woche, den erwarteten Kontostand und den Abstand zu Kreditlinie und Covenants. Nach einer fremdfinanzierten Übernahme ist er das wichtigste Steuerungsinstrument, weil Zins und Tilgung aus dem laufenden Cashflow bezahlt werden. Er wird jede Woche mit den Ist-Zahlen abgeglichen und um eine Woche fortgeschrieben.
Welche Reporting-Pflichten entstehen nach dem Closing?
Die Anforderungen sind deutlich schlanker als in einer PE-Plattform. Die Bank verlangt die im Kreditvertrag vereinbarten Unterlagen, typischerweise Monats- oder Quartalszahlen, den Jahresabschluss und die Berechnung der Financial Covenants. Die Investoren erwarten einen regelmäßigen Bericht und Beiratssitzungen mit belastbaren Zahlen. Entscheidend ist, dass die Zahlen pünktlich und abgestimmt aus der Buchhaltung kommen.
Braucht ein Search Fund einen eigenen CFO oder eine Finanzabteilung?
In der Regel nicht. Entscheidend sind geordnete Prozesse in der Belegverarbeitung: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Sind diese sauber aufgesetzt, kann die Steuerberatung oder eine externe Buchhaltung pünktlich und vollständig liefern. Die CFO-Aufgaben darüber, also Cashflow-Forecast, Bank- und Investorenkommunikation und Planung, deckt ein Fractional CFO mit wenigen Tagen im Monat ab.
Muss die Erwerbsgesellschaft einen Konzernabschluss aufstellen?
Hält die Erwerbsgesellschaft die Mehrheit am Zielunternehmen, entsteht ein Mutter-Tochter-Verhältnis im Sinne von § 290 HGB. Ob daraus eine Pflicht zum Konzernabschluss folgt, hängt von den Größenkriterien in § 293 HGB ab, also von Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Mitarbeiterzahl. Viele Search-Fund-Gruppen sind befreit. Die Bank rechnet Covenants trotzdem oft auf Gruppenebene, deshalb sollte die Covenant-Berechnung beide Gesellschaften abdecken.
Was unterscheidet Decima Partners von der Steuerberatung des Zielunternehmens?
Decima Partners baut die Prozesse für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: klare Belegflüsse, feste Fristen und abgestimmte Zuständigkeiten. Die Steuerberatung bleibt für Buchhaltung, Steuern und Jahresabschluss zuständig und bekommt vollständige Unterlagen zum vereinbarten Termin. Darüber übernimmt Decima Partners als Fractional CFO den Cashflow-Forecast, das Reporting und die Kommunikation mit Bank und Investoren.
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