Finanzfunktion für das KI-Zeitalter.
Strukturiert. Automatisiert. Skalierbar.
KI kann nur nutzen, was sauber strukturiert ist. Wir bauen im Mittelstand die Finanzfunktion, auf der Konsolidierung, Reporting und Automatisierung aufsetzen.
Drei Anlässe, zu denen die Buchhaltung für die Steuerung nicht mehr reicht.
Viele mittelständische Unternehmen haben eine Buchhaltung, die zuverlässig den Jahresabschluss liefert. Für die Steuerung hat das lange gereicht. Drei Anlässe ändern die Anforderungen innerhalb weniger Monate.
Der erste Zukauf
Mit der ersten Mehrheitsbeteiligung wird das Unternehmen zum Mutterunternehmen im Sinne von § 290 HGB. Je nach Größe entsteht eine Pflicht zum Konzernabschluss. Ab jetzt braucht es einen einheitlichen Kontenrahmen, eine Intercompany-Abstimmung und eine Konsolidierung, die jeden Monat funktioniert.
Nachfolge oder Verkauf
Käufer und Finanzierer prüfen in der Due Diligence, ob die Zahlen vollständig, periodengerecht und nachvollziehbar sind. Ein Monatsabschluss mit Verzug und Sonderrechnungen in Excel kostet in dieser Phase Zeit und Verhandlungsposition.
Automatisierung und KI
Automatisierte Auswertungen, Forecasts und Reportings brauchen strukturierte Daten: gepflegte Stammdaten, einheitliche Kostenstellen und ein Kontenrahmen mit klarer Logik. Ohne diese Basis automatisiert KI nur die bestehenden Brüche.
Was wir im Mittelstand aufbauen.
- Monatsabschluss nach festem Kalender, Zielkorridor fünf bis acht Werktage, getragen vom internen Team.
- Einheitlicher Konzernkontenrahmen und eine Kostenstellenlogik, die über alle Gesellschaften gleich funktioniert.
- Konsolidierte GuV und Bilanz, HGB-konform und bei Bedarf IFRS-kompatibel.
- Reporting für Geschäftsführung, Beirat und Bank, mit Kommentierung der Abweichungen.
- Liquiditätsplanung auf 13 Wochen rollierend plus Jahresplanung.
- Automatisierte Datenimporte und Abstimmungen, wo die vorhandenen Systeme das zulassen.
- ERP-Auswahl und Einführung, wenn das bestehende System nicht mehr trägt.
Konsolidieren über die bestehenden Systeme.
Nach einem Zukauf liegt ein Gedanke nahe: zuerst alle Gesellschaften auf ein gemeinsames ERP bringen. Ein solches Projekt dauert lange und bindet genau die Leute, die den Monatsabschluss machen sollen. Das erste konsolidierte Reporting hängt dann am Fortschritt der Systemumstellung.
Wir setzen eine Mapping-Ebene über die vorhandenen Systeme. Jede Gesellschaft bucht weiter in ihrem eigenen Kontenplan, ob SKR03, SKR04 oder individuell. Versionierte Mapping-Regeln überführen die Salden in einen einheitlichen Konzernkontenrahmen.
So steht die Konsolidierung nach Wochen. Die Entscheidung über eine ERP-Vereinheitlichung kann danach in Ruhe fallen, auf Basis belastbarer Zahlen.
Was einheitlich sein muss und was nicht
Einheitlich sein müssen die Positionen, die in Konzern-GuV, Bilanz und Reporting auftauchen, dazu Kostenstellen und Intercompany-Konten. Gesellschaftsspezifische Unterkonten dürfen bleiben, solange ihre Zuordnung eindeutig geregelt ist. Entscheidend ist, dass das Mapping als gepflegtes Regelwerk läuft und bei jedem neuen Konto mitwächst.
Häufige Fragen zur Finanzfunktion im Mittelstand.
Ab wann muss ein mittelständisches Unternehmen einen Konzernabschluss aufstellen?
Eine Pflicht entsteht, wenn eine Kapitalgesellschaft oder eine GmbH & Co. KG mit Sitz in Deutschland beherrschenden Einfluss auf ein anderes Unternehmen hat, etwa über die Mehrheit der Stimmrechte (§ 290 HGB). Befreit ist die Gruppe, wenn sie am Abschlussstichtag und am vorhergehenden Stichtag mindestens zwei der drei Größenkriterien in § 293 HGB nicht überschreitet: Bilanzsumme, Umsatzerlöse und durchschnittliche Mitarbeiterzahl. Die aktuellen Schwellenwerte stehen im Gesetzestext. Auch ohne Pflicht verlangen Banken und Beiräte häufig konsolidierte Zahlen.
Wie lange dauert es, den Monatsabschluss auf fünf bis acht Werktage zu verkürzen?
Das hängt von der Zahl der Gesellschaften, der Systemlandschaft und dem Belegfluss ab. In der B&B Finance Foundation steht nach 90 Tagen ein Abschlusskalender mit fünf bis acht Werktagen, den das interne Team eigenständig betreibt. Die größten Hebel sind ein fester Kalender mit klaren Verantwortlichkeiten, Abgrenzungen auf Basis von Schätzungen ohne Warten auf jede Rechnung und automatisierte Abstimmungen.
Müssen nach einem Zukauf alle Gesellschaften auf ein ERP umgestellt werden?
Als erster Schritt nicht. Eine Konsolidierung funktioniert auch über heterogene Systeme, wenn eine Mapping-Ebene die Kontenpläne der Gesellschaften in einen einheitlichen Konzernkontenrahmen überführt. Das erste konsolidierte Reporting hängt dann nicht mehr am ERP-Projekt. Eine Vereinheitlichung der Systeme kann danach folgen, wenn sie sich wirtschaftlich rechnet.
Was bedeutet KI-Readiness in der Finanzfunktion?
KI-Readiness heißt, dass die Finanzdaten so strukturiert sind, dass Automatisierung und KI-gestützte Auswertungen verlässliche Ergebnisse liefern. Dazu gehören ein einheitlicher Kontenrahmen, gepflegte Stammdaten, konsistente Kostenstellen und ein Abschluss nach festem Kalender. Erst auf dieser Basis lassen sich Abstimmungen, die Erkennung von Auffälligkeiten im Abschluss oder Forecasts sinnvoll automatisieren.
Wann lohnt sich ein Interim CFO im Mittelstand?
Ein Interim CFO lohnt sich bei klar begrenzten Aufgaben mit hohem Zeitdruck: nach einem Zukauf, vor einem Verkauf, bei einer Refinanzierung oder wenn die Leitung Finanzen kurzfristig ausfällt. Er bringt Erfahrung aus vergleichbaren Situationen mit und ist schneller verfügbar als eine Festanstellung. Entscheidend ist ein definierter Übergabepunkt, an dem das interne Team die Funktion übernimmt.
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